Mesurer la capacité disponible
Partez des disponibilités déclarées des personnes concernées. Retirez les engagements déjà pris et les temps indisponibles. Précisez les compétences ou accès nécessaires : toutes les heures disponibles ne sont pas interchangeables.
La capacité est une information datée. Elle doit être revue si une absence, une urgence ou un chantier prolongé modifie la journée.
Exemple fictif complémentaire : une personne dispose de sept heures de travail sur la journée. Deux heures sont déjà engagées sur un rendez-vous et une heure sur une tâche interne. Sa capacité restante est de quatre heures. Si vous utilisez déjà cette capacité restante, ne soustrayez pas une seconde fois les trois heures réservées.
Vérifiez à qui appartient chaque disponibilité. Une heure libre d’une personne non habilitée ou dépourvue du matériel nécessaire ne remplace pas automatiquement une heure de la personne prévue. Pour une équipe, rapprochez les disponibilités par rôle avant d’additionner les totaux.
Compter la charge complète
Pour chaque intervention, renseignez le travail, la préparation, les trajets et les autres temps nécessaires. Les durées inconnues restent à confirmer. Un temps de déplacement ne doit pas être inventé à partir de la seule distance ou d’une habitude.
Exemple fictif : trois heures d’intervention, une heure de trajet et une heure de préparation représentent cinq heures de charge. Si la personne n’a que quatre heures disponibles, le plan dépasse la capacité avant même un éventuel imprévu.
Les cinq heures de charge de l’exemple représentent 300 minutes, face à 240 minutes disponibles : il manque 60 minutes. Les durées de trajet et de préparation sont ici des hypothèses fictives explicitement données ; elles ne sont pas calculées à partir d’adresses ni optimisées par l’atelier.
Une liste d’interventions aide à voir le détail, mais son total ne prouve pas que l’ordre est réalisable. Examinez aussi les créneaux imposés et les chevauchements : deux rendez-vous simultanés ne deviennent pas compatibles parce que la somme des heures tient dans la journée.
Vérifier les conditions de réalisation
Une intervention peut être prévue sans être réalisable : pièce attendue, accès non confirmé, matériel déjà engagé ou accord client manquant. Le planning doit montrer ces conditions et la prochaine vérification.
La priorité s’examine avec l’entreprise : urgence réelle, engagements déjà confirmés et conséquences d’un déplacement. Un outil de préparation ne peut pas décider seul de reporter une intervention chez un client.
Dans cet exemple, la pièce de rechange n’est pas encore confirmée. La prochaine action est de vérifier sa disponibilité avant de confirmer le créneau client. Conservez la personne responsable de cette vérification et l’échéance décidée ; n’assimilez pas une durée renseignée à des conditions de réalisation validées.
Pour résorber l’écart d’une heure, vous pouvez étudier un renfort compétent ou un autre créneau. Diminuer une durée sans raison vérifiée ne crée pas de capacité. Tout report doit être décidé et communiqué par les personnes habilitées, puis répercuté dans le plan partagé.
Préparer une journée partageable
Le parcours Organisation de TACTE rapproche la charge et la capacité déclarées. Il aide à préparer un plan, un tableau et des rappels exportables. La préparation publique ne modifie pas directement votre agenda ni celui des clients.
Vérifiez le plan avec les personnes concernées, puis confirmez les créneaux par les moyens habituels. Une mise à jour des informations doit conduire à examiner les engagements touchés.
Dans l’atelier Organisation, renseignez la capacité disponible, puis ouvrez chaque intervention pour contrôler ses durées et ses conditions. Ajoutez une ligne seulement pour une intervention utile au plan. Vérifiez la synthèse, les points bloquants et le document exporté avant de le partager.
Gardez la date de préparation du plan et les confirmations reçues. Le tableau décrit ce qui est prévu ou déclaré, pas une présence sur site automatiquement constatée. Pour un compte rendu ou une mission IA complémentaire, utilisez votre espace selon les disponibilités annoncées ; la génération IA reste présentée comme en cours de mise en service.
À APPLIQUER À VOTRE SITUATION
Votre fiche de préparation
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Vos choix restent dans cette page. Rien n’est envoyé ; votre relecture reste nécessaire.
Vos questions
TACTE modifie-t-il mon agenda dans l’atelier public ?
Non. Le parcours prépare un plan et des exports. Une modification d’agenda demande un accès et une action autorisée distincts.
Puis-je utiliser une durée estimée ?
Oui, si elle reste clairement identifiée comme une hypothèse à vérifier avant de confirmer le planning.
Que faire si la charge dépasse la capacité ?
Examinez le périmètre, les moyens et les priorités avec l’entreprise. Un report ou un renfort doit être décidé et confirmé.
Puis-je additionner toutes les heures de l’équipe ?
Un total est utile, mais il faut aussi vérifier les compétences, matériels et créneaux de chaque personne. Une capacité globale suffisante ne résout pas un chevauchement ou une habilitation manquante.
Que mettre à jour après une urgence ou une absence ?
La capacité disponible, les interventions touchées, leurs conditions et les confirmations client à reprendre. Conservez la décision et la prochaine vérification ; le document exporté ne met pas à jour les agendas à votre place.